药品批发企业计算机信息管理GSP系统基本情况介绍及功能说明0871-64648361
TOC \o "1-3" \h \z \u 第一章 系统准备与维护5
在电脑中打开《千方百剂医药管理系统》图标。启动客户端程序后，必须进行服务器登录，如下：
在“服务器”栏输入服务器所在计算机名称或IP地址。
连接成功后，需录入账套名称。
确定帐套后进入操作员登录窗口，录入操作员编号后，录入对应密码，点击登录。
系统设置主要是对软件中各流程运行起到整体控制性作用，是正式启用软件的一个前期设置功能，这里的部分设置在启用帐套以后将无法进行修改，所以用户在进行系统设置时应认真阅读下面的讲解。通过菜单[系统维护]/[超级用户]/[系统设置]进入。
记录使用单位信息，在登录界面及打印单据上都可能用到单位信息。包括单位简称、电话号码、单位全名、单位地址、税务登记等。
经营范围的设置，可选项同‘单位经营范围设置’，允许多选，在采购类单据判断经营范围增加判断本单药品是否超本公司经营范围。
证照信息，可设置本单位的“营业执照”、“药品经营许可证”、 “组织机构代码证”、“gsp（gmp）证书”等证照信息。
成本核算方法：可根据用户需求自行选取；但用户此时要注意，“手工指定法”能对药品效期和批次进行管理，无法使用负库存；“移动加权平均法”能在软件中使用负库存，不能对药品的效期和批次进行管理；“先进先出法”和“后进先出法”也无法对药品批次和效期进行管理。在这里我们强烈建议您使用手工指定法。
使用单位授权：软件的操作者要对往来单位进行查看必须通过超级用户在“用户口令及权限设置”中进行基本信息授权，如果不选择此项，则所有的操作者都可以对往来单位进行查看。
使用库存授权：其道理同“使用单位授权”，只是查看的对象是存货仓库。
使用货位授权：其道理同“使用单位授权”，只是查看的对象是 货位。
使用价格授权：勾选此选项后，操作员询价单表头的价格方式只能看见并选择价格授权的价格方式。控制【商品字典】 、【物价管理中心】的对应价格显示，并控制，报表的 右键菜单-增加一列 商品价格显示。
基本信息
采用货位管理：启用该选项后，可以在基本信息-仓库中设置各仓库的货位信息，并在业务处理中选择货位。
允许商品条码重复：选择此后，在药品字典中商品条码允许重复，反之则不允许商品条码重复。
启用检验报告号：在【GSP管理】-【检验报告管理】录入收到批次商品的检验报告信息，并把扫描件保存在图片信息。勾选‘启用检验报告号’选项，在采购等入库类单据中表体就可以输入药品批次对应的检验报告号，在销售单等出库类单据的表体也可以查看对应批次商品的检验报告号。
基本信息默认税率：新增药品默认的税率。
设置药品近效期时间：该设置主要是针对药品的养护有用，如在文本框中录入了3个月，则在距离到效期3个月的常规养护品种自动转换为重点养护药品。
启用追溯码：当勾选后，将启用追溯码管理功能。在【GSP管理】菜单下才显示【追溯码管理】二级菜单及子菜单功能；业务单据及GSP流程单据表体右边将显示追溯码表体及追溯码按钮。
审核人为登录用户：选择该选项以后，在录制单据时审核人默认为登录用户。如果未选择该选项，则审核可以自行选择。
单据审核后过账：选择了该选项以后，在录制业务单据时，必须要填写了审核人才能过账，反之，则不填写审核人就可以过账。
过账产生单据编号：选择了该选项以后，所有的单据都是审核过账以后才能产生相应的单据编号。
保存产生单据编号：选择了该选项以后，所有的单据都是保存以后才能产生相应的单据编号。并且在选择了该选项以后便不能使用“过账后产生单据编号”，因为两个选项只能选择使用一种。
默认实盘数量为库存数量：在盘点的仓库中，对于没有盘点到的商品，系统将自动默认库存数量为盘点数量，不产生报损报溢单；如果不选择该设置，则系统对没有盘点到的商品的库存数量默认为零，并按其数量差额生成报损报溢单。
业务单据日期与系统日期相同才能过账：选择此后，单据录单日期和系统日期不同，则不能保存过账。
采购相关
使用商品和仓库关联：选择该设置时，录制业务单据选定商品以后，单据的仓库栏会自动显示与该商品相关联的仓库，此关联通过[基本信息]中的“商品储存关联”进行设置。
根据批号自动写出生产日期：选择该选项后，入库类单据如果填写批号为包含日期的数字时，自动将日期填写到生产日期中。范围为19000101到20751231。例如输入批号为B20140131A
填写的生产日期为2014-01-31
采购入库近效期控制：选择此后，采购入库时，药品有效期在系统设置的近效期内，则不允许保存过账。
入库相同批次信息的商品合并：选择此后，商品入库后，相同批次信息自动合并为同一批次，否则不合并；相同批次的标准为：相同供货商、相同批号、相同价格、同为采购或者同为受托或者同为获赠。
开采购入库单时显示该商品上次采购情况：如选择该选项，在开具采购单据时，系统便会在采购单据中自动显示上次该商品的采购的日期和采购价格，如不选择则不会显示。
采购只能调单退货：勾选后，【购进药品退出通知单】不能选商品，只能调单
最近进价报警设置：该设置主要是用于在录制采购入库单时，当药品单价比最近进价高很多时（如10%）系统能够进行报警，报警比率就在此进行设置,低于设置不会报警。
销售相关
销售单销售低于最近进价不能保存：选择该项后开销售单如果销售价低于最近进价，系统控制不能保存。
低于成本价销售提示: 选择了该选项以后，做【销售单】、对加盟店的【配送单】、【委托代销发货单】、【委托代销结算单】 时，低于成本将会提示。如果同时还勾选【系统设置】的“管理含税成本及含税记录”时，当判断商品是否低于成本销售时，除判断该商品的不含税成本与折后单价对比以外，增加判断该商品批次的含税成本与含税售价，如含税或不含税任何一个低于，则系统判断该商品低于成本销售。
商品批号唯一弹出批次选择框：选择该选项后，在开具任何业务单据时，无论商品是否只有一个批次，都会自动弹出批次选项框。不使用该选项，则在录入业务单据时，若商品是有一个批次，则不会弹出批次选择框。
最低售价控制含税单价：选择此后，销售单最低售价判断控制含税单价，否则控制折后单价。
所选择价格方式影响含税单价：择该选项后，在不论销售单、配送单表、委托代销入库单头价格方式选择哪种，其对应的价格都会在明细的‘含税单价’字段显示，而非‘单价’字段 ；如不选择该选项，则单据内的“含税单价”处所显示的其对应的价格含税后的售价。
启用销售第三方结算：勾选后，【销售单】、【销售退货单】表头增加‘结算单位’字段（必录），过账后，将应收账款计入“结算单位”中。该字段默认读取【往来单位】中设置对应的“结算单位”，允许修改。如单据中“结算单位”为空，在保存时自动填入“供货单位”。
开销售单时显示该商品上次销售情况：如选择该选项，在开具销售单据时，系统便会在销售单据中自动显示上次该商品的销售的日期和销售价格，如不选择则不会显示。
销售只能调单退货：勾选后销售退货单、销售退货通知单只能调原单，并且会控制不可以修改生产日期、效期和批号字段。 销售退货单未审核保存时，还会判断是否超过原单数量，若超过将不能保存或过账。
销售退货期限设置：该设置控制在调原单做销售退货单时如超过设置期限，则不允许退货
销售退货近效期控制：该选项控制【销售退货单】、【委托代销退货单】、GSP流程控制的【销后退回申请单】如有近效期的批次不允许审核保存或过账
通过[系统维护] /[用户口令及权限设置]进入“用户口令及权限设置”界面：左边是操作员信息，右边是权限分类和列表。权限共分为单据权限、报表权限、控制权限、GSP报表权限、基本信息字段权限七大类。另外还有基本信息授权和安全钥匙，后面分类进行说明。
超级用户通过设置可使不同的用户权限，以及权限组设置，以方便业务录入和数据安全。
该窗体从左到右分为两个部分，左边在分为【按操作员显示】或【权限组显示】两种显示模式。右边为权限二维列表。权限共分为单据权限、报表权限、GSP报表权限、控制权限、自定义权限等五大类权限。每个大类权限中又包含许多小的权限选项。
权限组与用户快速查找：Ctrl+F 可快速查找定位。
通过单据权限设置，实现对每一单据的录入、查看、修改、审核、过账、红冲、草稿删除、过账后打印，分别进行设置；
通过报表权限，能够实现对每一报表的查看和打印进行权限约束。
其它权限包括查账权限、录帐权限、基本信息权限、其它权限和GSP签字权限。
查账权限，针对开单过程中对价格库存历史等信息的查看权限约束。
“GSP报表权限”针对GSP管理报表进行了控制，对每种报表的操作权限进行了详细的划分，具体包括新增、修改、删除、审核、查看五种权限进行约束。
实现对基本信息表体字段的查看约束；没有基本信息某字段查看权限时，则操作员在整个软件系统中无法查看到该基本信息的这一字段的内容。
在【用户权限及口令设置】中可以使用“授权”功能对操作员能使用及查看的商品、仓库、单位进行授权控制。授权后，操作员在业务单据中不能选择那些没有被授权的往来单位和仓库，在查询报表中也不能查询出这些商品、仓库、单位的数据。（注意：不是所有的查询报表都受到授权控制）。
要添加新的操作员，必须先到基本信息-内部职员中新增此职员信息，然后将该职员添加到操作员列表中进行赋权处理。
对于已经离开公司的职员，我们需要将其从操作员列表中进行删除。
基本信息是整个系统所有操作的信息来源，贯穿于整个系统的业务流程；基本信息的准确性、完善性、科学性，将直接影响到整个系统的灵活性、方便性、准确性。因此，我们必须高度重视基本信息的管理，从一开始就规划好。
基本信息管理的原则：
科学性：不管是我们的信息分类，还是我们的信息编号，都要符合行业约定规则，或者符合我们的习惯，或者体现后续分类统计的价值。科学地组织信息，能够降低后续调整的风险，提升我们业务操作时的查询效率和业务统计分析时的效率。
规律性：我们的分类方式或者编码方式应该按某种规律进行。一旦有了规律，能够让系统内所有人员快速掌握，更快传播，提高我们的学习效率。
易识别：我们建立起来的分类和编码，应该是大家容易理解的方式，而不是一种陌生的模式。只有大家都容易一目了然的，才能更好传达，也有利于系统在整个公司的推广应用。比如我们进行往来单位编号分类时，如果我们按供销其它方式分，然后我们将供方编号都定义一个G开头，那么我们任何时候看到个G开头的编号就可以马上想到此为一个供货商。
唯一性：分类也好，编号也好，一旦重复或者相似性过强，都容易造成混淆，不利于业务开展。唯一性，能够帮助我们准确地定位信息，明确信息的含义，避免二义性的存在。
后面我们重点对库存商品、往来单位、内部职员、提成设置进行说明。
在一个企业可能经营有几千上万种商品，如何高效地管理这些商品信息，是非常重要的。一方面，我们必须进行合理分类；二方面，对于相似性商品快速修改生成；三方面，对于不再经营的品种要能够停用；四方面，要能够对医药商品涉及到的相关约束进行灵活管理。
通过菜单〖基本信息〗/【商品字典】进入。商品支持五级分类处理。
1)
通过【首营药品审批表】录入商品信息的
商品信息中包含商品的名称、编号、条码、单位、效期、养护方式、验收属性等内容，您只需要分门别类的将各项信息录入即可。对于信息的录入，大家要特别注意以下几点。
在基本信息管理的功能中，添加修改页面上有些字段名称显示为蓝色，表示这些字段是可以根据企业的要求修改显示名称，修改以后在系统中所有报表中关于该字段的显示名称会显示为修改后的内容。例如，，我就可以把“商品名称”修改为“药品名称”或“货位名称”：
前面带*号的信息为必须录入的项目。
Ø录入药品的有效期（月、日）和有效期至格式后，在进行该商品采购单据录入时，系统会直接按照该药品的实际生产日期生成该药品的到效日期。
ØGSP验收属性，对应着不同的质量验收标准和项目，也影响着我们在入库质量验收时需要选择合适的验收类型。系统根据国家规定，默认几种类型；对于一些持续新增的验收类型或者地方监管部门临时新增的验收类型，我们可以通过右键菜单调出验收属性来添加新的验收属性，从而解决应用问题。
Ø养护方式中系统提供了常规养护、重点养护和不需要养护三种。该处的设置将直接影响该药品的养护方式。三种养护方式的养护工作中的区别请参照【库存养护药品】中的讲解。
Ø大小单位的切换主要是用于在实际销售业务中可以出现同一种药品以大、中、小三种单位进行销售的情况（如：盒、件），而换算比率是指单位之间的换算值。
Ø药品条码，最多支持录入五个条码；并且，根据系统配置，允许不同商品使用同一条码。
Ø批准文号有效期至：根据系统的配置，一旦批准文号过期，该药品将不能进行经营；
Ø近效期提前停售天数：记录本商品的提前停售天数。在系统设置中的配置‘失效商品自动停售’选项控制是否启用。
Ø储藏条件：为商品选择“储藏条件”。在入库时系统就会自动判断存货仓库的储藏条件。条件不同不能入库。“储藏条件”需要在【数据字典】里增加项目。
Ø上市许可持有人 ：当选择生产厂商字段后，上市许可持有人默认也为对应的单位，支持修改，录入。
Ø父节点：显示当前记录的父类节点位置，设置可调整选中记录所在节点位置。
2)
如何进行辅助信息的录入
辅助信息中主要处理是否双人保管、是否首营药品等选项，以及替代药品的管理：
Ø首营商品和首营审批完成：表示当前商品是否需要进行首营商品审批。此类商品，必须到GSP管理下，完成首营审批表登记，完成各项签字后，方可进行采购销售。
Ø可低于成本价销售：该选项控制药品能否低于成本价销售， 当操作员在开具销售类单据时，操作员有‘低于成本价过账权限’并且销售的药品也可以低于成本价销售时，才可以以低于成本的价格销售该药品。
Ø停用属性：选项有正常、停用、停采。正常,不做任何控制。停用，对于厂家已停产的品种或者某种不在经营某种上商品了，则需把该商品停用，停用的商品不能再进货或销售。停采，将在采购入库业务中无法录入该商品，并且在报表中不显示该商品。主要影响的业务单据有【采购计划】、【采购订单】、【采购单】、【药品收货记录】、【智能补货--生成采购入库单】。
Ø双人保管：选择后，则药品在质量验收记录中，必须两个人验收、两人保管签字后方可审核保存，药品出库复核，必须两个人出库复核后，方可审核保存。
Ø基本药物：标识是否为基本药物
ØGMP：标识是否为GMP药品
Ø颜色：为商品在商品选择框了设置一个颜色以示区别。在【基本信息】【数据字典】添加颜色，下拉框将会有此颜色，设置后，商品选择框的该商品显示为此颜色。
Ø使用追溯码：标识是否为追溯码药品，勾选后，在启用追溯码管理后，可对此商品的销售、采购流程中录入追溯码，进行追溯码上传。
Ø运输时限（小时）：输入该商品的运输时限，在自动生成运输记录时，系统会将销售单或配送单明细中运输时限最小的数据填写到运输记录中。
Ø批号必填 与 生产日期、有效期至必填：控制采购、销售退货、配送退货质量验收批号和生产日期、有效期至是否必填。
Ø冷链品种：勾选该选项时，在[收货记录]中该药的“到货测定温度”、“启用时间”、“温控方式”、“温控状态”为空时，收货记录不能审核，并提示：例如“第N行XX药品必须填写到货测定温度才能审核”；药品不勾选，不判断。
Ø收货最低温度、收货最高温度：共同组成收货温度测定范围，它们允许录入小数、负数。
采购GSP流程控制时，在审核时，如果存在“到货测定温度”后超出“收货最底温度”和“收货最高温度”，则【采购收货记录】中自动拒收该批次药品的所有数量,
Ø替代药品：即建立与该药品在销售中可以代替的药品，替代商品，支持多项，可使用多条件查询到同类商品后可批量选择。销售单提供快速查看‘替换品’功能。在商品列表选择窗体和商品模糊查找窗体中点击“替换品”按钮。可查看、选中商品对应的替换商品。
Ø提成公式：必须选择后，在做销售单选择该商品后业务员才会根据所选的提成公式进行提成。
Ø安全库存天数：设置商品的安全库存天数，主要为【智能补货】时的参考值。
Ø替代商品：即建立与该药品在销售中可以代替的药品，销售单提供快速查看‘替换品’功能。在商品列表选择窗体和商品模糊查找窗体中点击“替换品”按钮。可查看、选中商品对应的替换商品。
往来单位，主要记录有业务往来的供应商、经销商、其它单位和个人的相关信息，如：单位名称、地址、联系电话、信用额度、开户行、账号及税号等信息。系统允许5级分类，具体分类操作方法可参考库存商品。后面就一些特殊字段进行说明。
2.1 基本信息
单位名称和编号：不能为空，必填写。
片区:栏的内容只能选取。
单位信用额度：即该单位与我方发生业务的应收应付上限额度。系统设置使用信用额度时，‘信用额度’的数值将会影响该单位往来款项的金额，即超过信用额度的往来金额，系统将自动提示不能过账，但可存入草稿。该信用额度的修改可以进行权限控制。
“期初应付余额”的数值可以在这里录入，也可以在[期初建账]/[应收应付期初]中录入。
信用额度时间：主要是用于在录入业务单据时，系统根据这个设置在单据中自动生成收款日期。可以设置期限天数，也可以约定具体的每月几号为结算日期。
企业性质：选择该往来单位是药品生产企业还是药品经营企业，也可以不选择。
单位类型：选择该往来单位的所属类型。 类型有：药品生产企业、药品批发经营企业、零售企业、医疗器械生产企业、医疗器械经营企业、其他企业。
业务员信息：设置操作员后，采购订单、采购单、采购退货单选中了往来单位后，经手人默认填写业务员信息。
结算单位：【系统设置】中启用了“采购第三方结算”后，本字段记录本单位的默认结算单位。
父节点：显示当前记录的父类节点位置，设置可调整选中记录所在节点位置。
2.2 其他信息
在其他信息页面中都是勾选项，其中的重点内容进行说明
首营企业和首营审批完成： 选择首营企业，表示该单位必须进行有关经营资质审批后，方可与之发生业务往来；选择首营企业后，你必须到GSP管理下完成企业首营审批表各项内容的填写，只有完成后，企业的首营审批才完成。是否要对企业进行首营审批的强制检查，还受系统配置中 [GSP系统设置]中‘企业首营审批判断’的影响。
是否停用：该选项如果选中，则在业务单据中的单位选择无法再选择已停用的单位
三证合一：勾选后，则该企业 “【往来单位】右键菜单”以及在“【往来单位】--”其他信息页面”组织机构代码证、国税登记证、地税登记证，不可用。【往来单位】新增/修改界面—证照信息中，不显示组织机构代码证和税务登记证，不对该企业的组织机构代码证和税务登记证进行判断。
不需要GSP/GMP证书：将控制该单位所有证照判断中是否判断GSP/GMP证书。
2.3 证照管理：
1）证照类型
目前往来单位相关的证照管理共有10种（委托书、营业执照、经营许可证、生产许可证、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证、GSP/GMP证书、其它证照），主要用于管理这些证照的扫描件图片信息及证照的有效期。以下这些证照中只要有一个证照过期则不允许经营。
经营许可证：允许录入多个。
委托书：委托书允许设置多个。为防止委托书业务员兼任多个委托书的委托人， 在委托期限内的身份证不允许重复，销方供方，分开判断。同一个单位同一个人的委托书效期不同允许保存多个。
记录公司每个员工的基本信息，如：电话、地址、所属部门等，允许5级分类
一、职员设置功能
1.1基本情况：
职员全名：
此录入框为必填项，不录入信息无法保存。
编号：
该录入框也为必填项，不同的员工编号不能相同。
1.2详细信息：
记录职员的学历、个人信息、职称等备注型信息。
1.3其他控制：
职员信用额度：指针对该职员作为经手人发生的销售业务所产生的应收账款的累计值限额，如果应收账款的累计值限额+ 当前单据的应收额 超过则职员信用额度，该单据不能过账。
就业准入：
如果选择了该选项，则系统将该职员自动统计进入[GSP管理]/[人员与培训]/[就业岗位工作人员一览表]，以便查询。
执业药师：选择此选项，则在系统约定“处方必须执业药师审核”时，只有操作员是执业药师时才能对处方进行审核处理。
直接接触药品：
如果选择了该选项，则系统将该职员自动统计进入[GSP管理]/[人员与培训]/[直接接触药品人员一览表]，以便查询。
每单优惠限额：
用于此职员作为制单人时能够进行优惠的限额控制。
通过职员控制最低售价：当对应操作员设置‘通过职员设置控制’时，该操作员录单时最低售价判断根据该职员设置的最低售价控制。
是否停用:停用后，业务录入功能将不能选择该职员。
本功能主要对存货仓库进行录入、修改、删除与分类，并且实现对仓库类型、仓库性质、和货位管理方式进行设置。
仓库性质：分合格仓库和不合格仓库。系统只允许一个不合格仓库存在。
储藏条件：为该仓库选择一个合适的“储藏条件”（可以多选），然后在商品信息里为商品选择“储藏条件”。在入库时系统就会自动判断。条件不同不能入库。“储藏条件”需要在【数据字典】里增加项目。允许最多录入512个字符。
整零属性：控制该仓库是整件仓库还是零件仓库,在整件仓库在销售单中，只能出库计量单位为辅助单位1或辅助单位2的商品
在商品、往来单位、经手人三个方面更加全面得进行经营范围控制。该功能位于[基本信息]-[经营范围控制]中。
包括费用类型、会计科目、其它收入、现金银行、固定资产的新增修改删除管理。
用于新增修改删除公司部门信息。公司部门信息，主要是与内部职员进行关联，以便进行部门销售统计。
医药企业，通常需要根据业务员的销售或赢利情况进行考核，而且由于医药行业的特殊性，不同的商品其计算提成方法不同，比如每销售某新药一瓶提成5元，普药按销售金额的0.5％进行提成。结合千方百剂医药管理系统中的提成管理功能，就能顺利地对业务员的业绩考核进行管理。
以单据格式进行设置提出公式，可设置提成的适用仓库、适用商品、适用职员，执行时段。支持按销售数量提成、按销售金额提成、按销售利润提成、按回款金额提成。可自定义提出公式，支持分段阶梯计算。
基本信息中将所有没有特殊控制的下拉框列表的数据整合到数据字典中。便于集中设置和维护。左边选择数据字段名称，右边表格进行添加，修改，删除，设为默认的操作。
用于维护【商品字典】中的“剂型”选框的选项内容。
使用【控制权限】【基本信息】的“剂型管理”权限控制。
默认为2020年3月11日国家药监局发布【药品经营企业追溯基本数据集】，上面规范的药品剂型的相关内容。
支持新增、修改、删除、分类。
分类支持3级分类
选择[系统维护]/[数据管理]/[数据备份]并运行，输入备份文件名称后，单击确定按钮，系统开始数据备份工作。备份完成后，生成的备份文件将保存在《千方百剂》服务器端所在目录的“backup”目录下，在该目录下可对备份文件进行复制和删除等操作。
[数据恢复]是将备份数据恢复到《千方百剂》中，在进行数据恢复工作前应关闭所有工作站端程序，否则将不能进行此项操作。
进行外来数据的恢复时应将数据文件拷贝至服务器安装目录下的“backup”文件夹下，进行数据恢复时可以在操作界面左上角输入备份文件名称。也可以在列表中选取需要恢复的数据文件进行数据恢复。
《千方百剂》软件退出系统直接点击窗口关闭按钮。出现提示后，确定后即可关闭系统。
超级用户就是本系统的系统管理员，他拥有该系统的所有权限。第一次进入系统时，超级用户密码为空，应立即修改用户密码，防止密码泄露。
窗体右上角姓名处点击头像图标，选择“更换用户”，即可在不退出系统的状态下更换登录用户名。
窗体右上角姓名处点击头像图标，选择“更换帐套”在不退出系统的状态下，更换可以登录的服务器，和帐套名称。
窗体右上角姓名处点击头像图标，选择“修改密码”可修改当前登陆操作员的密码
现在很多使用千方百剂的用户都不是单机使用。多个操作员都有某一功能的操作权限，但对于多个操作员拥有相同的权限时会经常遇到，不知道是谁修改过单据、谁对单据万能查询的单据进行了红冲、系统设置修改等情况。所以系统日志功能，就是对用户使用软件的功能进行记录，并对其中的重要功能记录详细操作。帮助企业更加有效的管理操作员。
[系统维护期] -[期初建账]中的“启用帐套”
在[期初建账]或[年结存]后必须[启用帐套]才能进行业务录入和查询，系统启用帐套后该功能自动隐藏，因此在已[启用帐套]的帐套中无法看到该菜单。启用帐套后不允许对期初值进行修改，但可修改基本信息。
作为购销存管理的源头，采购，是最重要的一环。它包括两大部分业务：采购入库和采购退货。
完整的采购入库GSP流程控制，包括采购计划、采购订单、购进记录、质量验收、采购入库单，同时包括扩展的采购退补单。
以上表报选择往来单位后判断往来单位资质文件的效期，如有近效期的（根据自动报警中设置的近效期天数判断），弹出提示信息“XXX单位的YYY证照近效期还有ZZZ天到期！”。调用上一流程业务数据也是进行单位资质文件判断。
采购计划，是企业内部对于企业较长时间范围内的采购预期，它将通过后续的订单进行分步执行。
采购计划填制方式有二：直接在表体录入商品信息来制定采购计划，也可以通过生成向导来制定计划。
右上角“单据设置”的配置，可设置除审核人以外，其他需要哪些岗位人员审核单据，多选，可都不选：质管、财务、采购、采购经理 不勾选的则在采购计划表头不显示对应人员。也不需要这些人员审核单据。
采购订单，是对采购计划的分解，是具体到某时间点的与特定供应商达成的采购契约，直接影响后续采购的执行。
采购订单的填制有二：直接在采购订单表体录入订单商品，也可以通过调用采购计划中商品来处理。
“运输方式、发运地点、运输单位”。在【采购入库单】、【收货记录】调订单时自动读取对应字段。
采购记录，就是记录下每次采购的商品数量批次等信息，以便于事后追踪采购了哪些商品，何时采购，批号如何等。此步骤，是GSP管理不可或缺的流程。做完采购订单后自动生成。.根据质量验收记录中的合格数量反填订单的完成数量。
收货人员在药品到货后，要逐一核对承运方式、承运单位、启运时间等信息，同时应当查验随货同行单（票）以及相关的药品采购记录。而收货记录，就是记录下每次收货时情况，包括商品数量批次信息，发货单位、发货地点、运输方式、运输单位、启运时间、温控方式、温控状态等，此步骤，是GSP管理不可或缺的流程。
上一步录制完成以后，进入“收货记录表”【药品收货记录】中有拒收数量，自动生成【拒收报告单】，需把‘拒收原因’填入对应字段，并把收货人名称填入拒收报告中的‘验收人员/收货人员’签字字段。运输方式、发运地点、运输单位、温控方式、拒收原因字段，可以手动录入，也支持选择【数据字典】中设置的相应字段的信息
点击[采购管理]/[收货记录表]，药品记录的录制只能使用调单功能，调用由上一流程的“采购订单”审核以后生成的收货记录草稿。
质量验收，是核心的流程，不可或缺。我们需要根据商品不同的质量验收属性，按不同的质量验收标准，对商品进行入库前的质量进行检查，包括包装完好性、文件的完备性、药品形状形态的正常性等各项指标进行抽样性检查，然后将检查的结果汇总成质量验收记录以备查。
质量验收记录只能通过调单的方式将需要验收的商品等信息录入，不能自行选择商品进行录入。
单据经过质检员签字验收、审核保存完成。并且，在保存后，根据验收结论，合格数量部分自动生成下一流程的草稿-入库通知草稿备用，
不合格数量部分自动生成拒收报告单，质量验收的‘拒收原因’填入对应字段，并把验收人名称填入拒收报告中的‘验收人员/收货人员’签字字段。
质量验收完后，会自动生成采购入库单草稿，
进入[采购管理]/[采购入库单过账]找到该草稿，打开如下界面，填写审核等信息：
您是否遇到过采购后发现某药品出现包装破损、效期将至或其他原因需要将其退回的情况呢？您需要按照采购退货流程完成相应的单据，再进入该单据中将退货的药品进行审核、过账处理及完成采购退货业务；
采购退货按流程控制包括进货退货通知、退货出库复核、购进退货记录三步骤
点击[采购管理]/[购进药品退货通知单]进入录入界面。
单据的表头信息、栏位信息及单据图标的功能及作用，用户可以参考“采购入库单”。
表体的显示‘退货原因’字段入库后，在【购进药品退出记录】调用后‘退货原因’字段需自动带出通知单上的对应字段内容。
“购进药品退货通知单”审核并存入草稿以后，生成采购退货单草稿和出库复核草稿待处理。
采购退货业务，必须通过出库复核。只有复核通过以后，采购退货单草稿才能过账。
退货出库复核只能通过单据右上角的调草稿数据方式进行录入。在单据中，操作者只能在“发货人、质量情况（系统此时默认为合格）、复核人、复核人、（特殊药品出库须有两个进行复核）、出库日期、备注”栏里进行修改，录制完成以后审核过账，自动生成采购退货记录草稿，需要我们进行后续步骤的审核；同时，还需要我们进行采购退货单的过账处理。
进入购进药品退出记录通过单据右上方的调单方式进行录入。在该单据中，操作者只能在“退货原因、业务员（必填项）、出库日期”等栏目进行修改，对选中的药品不能进行添加、删除。单据填写完成以后，审核保存，此时用户需要到 [草稿万能查询]或者[采购管理-采购退货单过账]对第一步骤生成的“购进药品退出通知单”生成草稿进行过账，生成正式的采购退货单。
您首先需要完成【购进药品退货通知单】→【退货出库复核记录】→【购进药品退出记录】流程进行处理。
在完成前述操作后，进入草稿万能查询或者采购管理下的采购退货单过账，打开采购退货单草稿进行审核过账处理就行。
库存管理主要用于处理药品非经营性出入库、成本调价、报损报溢、效期管理、批次跟踪、库存盘点以及库存上下限报警管理等等。库存管理的各单据功能如下：
Ø[库存成本调价单]用于对库存商品成本价格的调整；
Ø[报损单]和[报溢单]是商品发生损、溢时填写的；
Ø[库存盘点]用于对库存药品的盘点，盘点结果可直接录入[库存盘点录入表]； 也可使用[库存盘点（自动盘盈盘亏功能）]自动生成报损、报溢单；
Ø[货位查询]用于对所有的仓库包含的货位以及这些货位上的药品分配进行查询；
Ø[单品货位查询]用于对某一项药品的货位分配进行查询；
进入[库存管理]/[报溢单]可对药品发生盈余进行处理，[报损单]可对缺损药品进行处理，两种单据的录入方法相似，只是账务处理时有所不同，单据格式如下图：
报溢单和报损单的账务处理比较
报溢单
Ø库存数量增加、金额增加
Ø金额记入[决策支持]/[经营情况表]中的“商品报溢收入”
报损单
Ø库存数量减少、金额减少
Ø金额记入[决策支持]/[经营情况表]中的“商品报损”
对发生的非经营性商品出库、入库，可直接录入[其他出库单]和[其他入库单]，选择往来单位后，在选择相应会计科目后其数据记入[经营情况表]中的“费用合计”和“其他收入”相应科目中。单据录入后在表尾选择账户名称，以进行账务处理，[其他入库单]和[其他出库单]的录入方法相似。
批号修改单可以对库存药品的现有批号进行修改，不仅可以修改该药品的批号、批次条码还可以修改生产日期及有效期，药品的原批号是双击该空格栏进行选择，选定以后，系统会自动显示该批药品的生产日期及有效期，用户可以根据需求进行修改。
点击【库存管理】【商品调价管理】使用本功能。
本功能是通过审核流程，对商品物价进行调整。【商品调价管理】与【物价管理】，只是修改的方式不一样。以【商品调价单】的单据形式进行调整。可将调价的商品明细转换为标签打印申请单，单据复制与指定生效日期等功能。
用于调整药品基本信息的价格,包括最低售价、最高售价、会员价、预设售价1-15。单据审核后，在指定生效时间后，药品的价格即被修改。
【商品调价单】的录入方式和其他单据极为类似，在表格之中选择了要求调价的药品后，在需要修改的价格处输入需要调整的价格，其余的列保持为空。在审核完毕后，就在指定日期修改基本信息的价格。
点击【库存管理】【标签打印申请单管理】使用本功能。
该功能用于以【标签打印申请单】单据的方式对需要打印价签品种的进行审核管理，完成审核后，将允许对单据中品种进行标签打印。
实际经营管理中，定期或者不定期地，我们需要对仓库的货物进行一次分批或者全部盘点，然后与账面库存进行对比，通过账实差异大小判断检查库存损耗，并且对有关错误进行修正，以提高仓管工作。
千方百剂提供三种模式的盘点处理，以解决我们的实际需要。
盘点方法1：分单盘点，支持我们分多次录入盘点情况。这样，能够方便我们的实际工作，也能够让多人同时录入盘点数据。
盘点方法2：自动盘盈盘亏，实现自动盘点。
盘点方法3：分货位进行盘点。针对需要进行货位管理的，则按货位方式进行商品盘点。
在此三种方法基础上，千方百剂还支持盘点机数据导入。盘点机的应用，能够更好地提升我们的盘点效率。我们用手持盘点机在仓库进行一一扫描盘点后，按某种约定格式导出数据，然后在千方里导入，从而形成账实对比，实现盘点。
过大的库存，造成积压，占用不必要的资金；库存过小，不能保证有效的销售保证，容易在销售良好情况下出现脱销，直接影响公司经营。因此，我们要防止这两种情况发生，对库存商品有一个量的限制，以最小的库存量保证正常的经营。
系统提供通过上下设置，以及具体的上限下限报警，进行库存预警。
进行库存上下限设置有两种方法：
一是，直接录入库存药品的上下限，选定仓库后点击修改即可对该仓库的库存药品上下限进行设置；
二是，通过使用向导批量设置指定仓库、指定类别或指定药品的库存上下限，进入向导后选择一个时间段的销售总量，并将其作为基数，将此基数乘上一个系数作为库存上下限的设置数据。
库存上下限设置好后，可通过[库存上限报警]查询库存严重积压的商品情况，从而提醒我们必须采取措施对这些商品进行大力销售或者控制采购，以加速库存流动和资金周转。
通过库存下限报警，我们能够迅速发现哪些商品库存过低，还差多少，必须采取措施充足库存，防止脱销，我们还可以手动进行调整，以使后续采购回来的量更符合我们的需要。
生成单据功能
通过库存下限报警里的生成功能按钮，可以生成采购入库单、采购订单与此同时生成的采购订单可以到[采购管理]/[单据查询]中查看，生成的采购入库单可以到[其他]/[草稿万能查询]里进行查看、修改并过账。
[物价管理中心]是对企业的所有产品的物价进行管理，主要用于对销售药品实行多种可选择价位的管理，在[物价管理中心]中可对药品的四个预设售价及最近进价进行调整，还可根据需要对药品进行统一调价、统一打折的处理。物价管理中心对价格的调整，直接影响基本信息商品字典的价格信息。
预设价格体系主要用配送时的默认价格。
修改价格、批量修改以及价格向导界面的加‘价格修改原因’字段，可以写明为什么修改价格 。同时在价格修改记录表也可以查询。
整个销售流程：
[销售订单]是整个GSP流程的第一步操作，保存后的销售订单可以被销售出库单调用，而且当“出货数量”小于订单 “数量”时可多次调用，直到订单完成。
该单据的录制可以手工录入，也可以通过调单的方式。手工录入与其它单据相同，调单方式则是通过右上角的调用销售单按钮，调单。本单存草稿后，同时生成下一步“出库复核记录草稿”
打开“销售出库复核记录”。销售出库复核只能通过单据右上角的调草稿数据方式进行录入。在单据中，操作者只能在“发货人、质量情况（系统此时默认为合格）、复核人、复核人、（特殊药品出库须有两个进行复核）、出库日期、备注”栏里进行修改，录制完成以后审核过账。审核过账后即完成GSP流程，等待下一步配送过账
为了方便您在的销售业务后，可以不必要进入【草稿万能查询】对该笔销售业务进行过账，而可以直接在此处对该笔销售业务进行处理。该功能与【草稿万能查询】的功能相似，主要可以对保存在此的草稿万能查询进行过账、审核、反审核、批量删除、单据修改、查看原始凭证等功能。
本单据为销售退货的第一个步骤。录制退货通知单，用户可以通过调用原销售单进行填写，具体操作如下：
在调单前，所有的表头文本框都可以不录入而直接进行调单操作，但如果在往来单位的地方选择了某某单位，则在调单时，就只能调出该某某单位的销售单据。在销后退回通知单中，我们直接点击“调销售出库单”按钮选择要退货的销售单，设置需要退货的商品与数量。
本单据录入完毕存为草稿以后，生成下一步骤的草稿，
用于记录本次退货收货的情况，通过调退回通知单调用商品，也支持调用草稿进行处理。如有拒收数量，和采购流程一样，自动生成【拒收报告单】并把收货人名称填入拒收报告中的‘验收人员/收货人员’字段
该单据只能通过单据右上方的“调草稿数据”按钮选择请验通知单草稿，然后将要验收的商品添加到销后退回药品验收记录中。
销后退回药品验收记录中，用户除了药品名称和退货单位、退货原因不能修改以外，其他的都可以进行修改，单据经过质检员签字以后可以审核保存。单据保存以后，用户可以进入[草稿万能查询]对该张销售退货单进行过账处理。
则打开需要处理的销售退货单草稿，核对退货药品的名称、批号、数量、金额等信息是否正确，并录入相应的收货仓库、审核人、经手人信息，最后你只要点退出，选择『单据过账』，就完成销售退货入库。
您是否有几个特殊客户需要对其进行特殊照顾呢？在销售药品给特殊部分客户时，实行特殊的价格。但随着时间的久远后您自己也会忘掉当时所给予的销售价格呢？此时，客户协议价功能便能够非常便捷轻松的帮助您完成对所有特殊客户给予特殊价格的设置与记录。它可以对所有往来单位的指定商品，或指定往来单位的指定商品销售价格，进行特殊价格设置。设置特殊价格后该商品的价格优先级为：最近售价→单位协议价 →预设售价。
日常经营活动中，我们常常需要考虑搭赠的问题。批发销售提供搭赠促销单、组合搭赠促销单两种模式
批发销售提供搭赠促销单：比如，买一件A送一个B，或者购买2件A送一件A，或者购买A商品100元则能够以1元价格获赠B商品一个，凡购买感冒类药品满200元赠送X商品一个等。
组合搭赠促销单：此单据类似于销售商品搭赠促销单，不同之处在于可以设置多种销售商品对应一种或多种赠品，是一种多对多的关系。比如，买2件A和3件B，送1个B和1个C；或者购买4件A，送1个C和1个B；或者购买A商品100元和B商品150元，则能够获赠Y商品2个和Z商品1个；凡购买感冒类药品满200元和医疗器械类满500，赠送X商品4个等。
GSP是英文Good Supply Practice的缩写，意即良好的供应规范，是控制医药商品流通环节所有可能发生质量事故的因素，从而防止质量事故发生的一整套管理程序。
《千方百剂》，依照国家GSP管理制度，提供了包括管理职责、人员与培训、售后服务、设备与设施、检查验收、储存与养护及出库管理等七大模块的一系列GSP报表近百余种；并且，将采购、销售、库存和GSP管理进行了有机结合，全面解决实际应用。
后面，我们就GSP管理的几个重要功能进行说明。
首营药品审批表位于GSP管理-检查与验收，在列表界面点击添加或者修改、批量添加（支持选择多个或一类商品）。可以进入首营药品审批表。
药品首次购进时，需要填写首营药品审批表。本表必须采购员、采购部、财务部、质量部、质量负责人、总经理进行签字才能完成审批。
本表审核完成后会自动新增对应药品的质量档案表。
审批表示意图如下：第1部分为：商品信息部分。第2部分为：签字部分。第3部分为：按键功能。
第1部分中“药品的性能、质量用途”、“注册证”与“有效期至”、“物价批文”与“有效期至”、“质量标准”、“包装、说明书”、“正常厂价”、“采购实价”为手工填写在首营药品审批表的项目。“供货企业”为选择往来单位中企业。剩下的部分都是读取的第3部分【商品信息F12】中的内容。
第2部分的签字必须按从左到右的顺序依次签字。签过字的意见、名字、日期就不能再修改。
第3部分的按键：
【商品信息F12】读取的商品字典的内容。
【商品证照F11】读取的是检验报告、商品图片的内容。
【厂商证照】读取的【商品信息】中选择的厂商的营业执照、厂商的生产许可证。检验报告、厂商的营业执照、厂商的生产许可证内容都是可以在打印管理器中选中并打印。首营信息新增控制中，当选为“首营审批表通过后新增”和“基本信息新增后自动生成首营审批表草稿”时，证照信息的所有证照允许新增或修改.
首营企业审批表位于GSP管理-检查与验收，在列表界面点击添加或者修改、批量添加（支持选择多个或一类商品）。可以进入首营企业审批表。
【往来单位】的单位类型为供货单位，对企业做首次购进业务时，需要填写首营企业审批表。本表必须采购部、质量信誉考察、质量部、质量负责人、总经理进行签字才能完成审批。
审批表示意图如下：第1部分为：单位信息部分。第2部分为：许可证、营业执照部分。第3部分为：签字部分。第4部分为：按键功能。
第1部分中法人授权书、拟供品种为手工填写在首营药品审批表的项目，剩下的部分都是读取的第4部分【单位录入F12】中的内容。
第2部分都是读取的第4部分【证照信息F11】中的许可证、营业执照、GSP/GMP证书。
第3部分的签字必须按从左到右的顺序依次签字。签过字的意见、名字、日期就不能再修改。
第4部分的按键：
【单位录入F12】读取的往来单位的内容。
【证照信息F11】读取的是该单位的营业执照、许可证、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证、GSP/GMP证书、委托书、生产许可证、其他证照、相关印章、随货同行样式的信息。他们都可以在打印管理器中选中并打印。首营信息新增控制中，当选为“首营审批表通过后新增”和“基本信息新增后自动生成首营审批表草稿”时，证照信息的所有证照允许新增或修改
证照是否齐全判断:
【审批】时需判断管理/控制的证照是否录入并没有过期，如果有没有录入或过期的不允许审核。
不同企业类型的证照控制由【往来单位】-【企业类型及证照设置】中设置。
本功能位于【GSP管理】【检查与验收】模块下。用于记录【药品收货记录】、【购进质量验收】、【销后退回收货记录】的被拒收药品的详细拒收情况，以及采购部门、质管部们的意见及签字。
【药品收货记录】、【购进质量验收】、【销后退回收货记录】的表体中根据实际情况将需要具拒收的商品行，填写“拒收数量”后。系统会自动拒收的商品、当时拒收原因、验收人员或收货人员填写到“药品拒收报告单”中形成一个草稿。待采购部门、质管部门对该拒收药品信息审批后完成，拒收流程。
修改商品信息、单位信息、证照信息时数据时，需先提出申请，自动生成【质量信息变更审批表】。其由质量管理人员审核通过后，才能修改。记录质量管理人员签字与意见、签字日期。
需调整不同岗位职员权限时，需先提出申请，自动生成【权限变更申批表】。其由质量管理人员审核通过后，才能修改。记录质量负责人签字与与意见、签字日期。
本功能位于【GSP管理】【销售与验收】模块下。用于记录销售时，药品的运输情况，如是冷藏冷冻药品还支持将运输温湿度记录以EXCEL形式导入其中。
本功能位于【GSP管理】【销售与验收】模块下。用于记录销售或配送时，药品的委托运输情况，该功能与药品委托运输十分相似，唯一区别在于委托运输不会直接记录药品的温湿度记录。但可以将委托运输 的第三方单位提供的记录以附件形式存入。
本功能用于记录设置“销售回执期限”的企业，在包含“特殊管控药品”的【销售单】过账后，产生的回执记录。当其销售回执超过销售回执期限后，对于该单位的所有的特殊药品复方制剂将不能销售。如果由质管经理确认解除后，才能继续销售。
第九节 库存养护
养护的目的主要是检查药品在库储存情况是否符合GSP及本公司《药品仓储保管、养护出库复核管理制度》的有关规定监视和测量陈列药品的质量状况，以考察药品质量稳定性和仓储控制条件是否符合药品的储存要求；及时了解陈列药品的质量变化，以便采取相应的养护措施，并验证所采取的养护措施的成效，掌握在库储存药品的质量变化规律，以便改善仓储条件，改进养护方法。
本软件严格按照GSP要求，制作了库存药品养护功能。其养护的流程图如下：
完成整个养护流程需要完成以下几个步骤：
养护的前期工作主要是对养护方式的确定。根据药品的实际情况可以选择不同的养护方式，养护方式可以分为：重点养护、常规养护和不需要养护三种。养护方法的选择应进入[基本信息]/[商品字典]里面选择商品养护的方式。
大体流程的操作入口为：
【库存管理】【养护/陈列检查计划】 → 【库存管理】中的【陈列检查记录】
【陈列检查记录】 列表中受仓库授权控制，只显示当前操作员授权范围内仓库的商品信息。
2.1事先设置养护计划到期根据计划进行养护
该方法需要先设置好库存药品养护的养护规则，然后由系统自动生成在之后1个养护周期，到期后，在登录系统会自动提示是否养护，养护人员只需要根据系统提示完成养护并填写相应的养护计划即可，节省了很多时间和精力。
2.2陈列检查检查登录
将需要养护的商品调入养护记录表后，进行质量状况、养护措施、处理意见和是否停售复检录入。
对于处理意见，往往是合格或者不合格；对于不合格的商品，往往需要进行停售复检，以进一步明确商品的质量状态。
养护员签字保存后，养护记录得以保存。对于合格的商品批次，没有任何影响；对于停售复检的商品，其商品在库状态为待检，不允许销售，同时，自动生成一张停售复检通知单，等等进一步的不合格处理。不合格品处理参见后面的说明。
2.3商品养护档案表
[商品养护记录]完成以后所有重点养护的药品，会根据GSP大纲要求自动生成[商品养护档案表]进行备查。此处，也可以手动添加常规养护品种的检查档案。
商品养护中发现的问题一般包括技术操作、设施设备、商品质量等方面的内容。如发现问题应进行认真分析，及时上报质量管理部门核实、处理，按照质量管理部门的要求，采取措施对质量管理过程实施改进，从而有效地控制药品储存质量。
如在养护过程中发现质量异常或不确定的药品，首先应该填写[药品质量复检通知单]报质量管理部门进行复检处理。这里系统会将养护中发现的有异常的药品自动生成入[药品质量复检通知单]中，并且此时该种药品处于暂停销售状态。
下面我们按步骤进行说明。
3.1 第一步：复检通知处理
打开需要处理的商品质量复检通知单，根据质管部检查的实际情况进行填写。
3.2 第二步：商品停售通知单处理。
打开商品停售通知单，根据检查的实际情况填写检查结果，报质管部签字。
。
3.3 第三步：停售商品处理
Ø如选择进入不合格药品仓库，系统便会在[草稿万能查询]中自动生成[同价调拨单]草稿。此时需要进入下一步到[草稿万能查询]中进行过账处理。如此时不进行过账处理系统便将不会自动生成[不合格药品台账]所以必须进行过账处理；
Ø当选择不进入不合格药品仓库时，系统将不会在[草稿万能查询]中生成[同价调拨单]草稿，同时也不会生成[不合格药品台账]，此时，只是将该药品由暂停销售状态转变为停售状态。
3.4 第四步：解除停售处理
当选择不进入不合格药品仓库，同时想要继续销售该批药品，就要对药品进行“解除停售处理”。 [解除停售通知单]是针对已经停止销售但还没有进入不合格药品库区的药品使用的。假如某批药品在做完[停售通知单]但还未进入不合格药品库区的时候，发现该批原本是合格的药品被误做成[停售通知单]。或者是因为各种原因需要将停售的药品解除停售。此时就可以使用[解除停售通知单]
3.5 第五步：不合格商品档案
进入[其他]/[草稿万能查询]的[同价配送单]进行过账处理，系统便会将该药品自动进入不合格品库。
然后需要我们进入[GSP管理]/[不合格产品管理]/[不合格药品台账]，进行所有项目核对，确定无误后保存。此时所有的养护流程就完成了。
药品进入不合品库后，需要对[不合药品台账]进行核对，然后分批录入报损清单。企业各部门审核后，最后集中销毁不合格药品。
下面我们按步骤进行说明。
第一步：不合格药品台账的审核
打开需要处理的[不合格药品台账]，根据实际情况进行填写， 完成后进行审核。完成核不合格药品台账的核对工作。
第二步：不合格药品处理报损清单的录入
用于分批录入报损清单。打开[不合格药品处理报损清单]，点击添加新建一个报损清单。在不合格药品处理报损清单中双击表体“商品编号”字段，从不合格药品台账中选择，本批需要报损的药品。填写完经手人后，点击保存。
第三步：不合格药品报损审批表的审核
用于完成[不合格药品处理报损清单]的审批。在[不合格药品处理审批单]中，点击添加新建一个报损审批表。在“报损清单”中选择本次需要审批的报损清单。经库管、业务、质管部、财务部、总经理依次审批签字，进行单据审核。完成[不合格药品处理报损清单]的审批。
第四步：不合格药品销毁处理
填写销毁记录。在[不合格药品销毁记录]中，点击添加新建一个销毁记录。在“报损审批单”中选择本次需要销毁的商品的报损审批表，然后根据实际的销毁情况做记录。经执行人、监督人等人员依次签字审批后，进行单据审核。
Ø不合格药品销毁记录单据审核后，系统便会在[草稿万能查询]中自动生成该批次销毁商品的[报损单]草稿。此时需要进入下一步到[草稿万能查询]中进行过账处理。
单据用于疑似有质量问题的暂停销售的商品，进行质量复检，确定其是否合格。
该单据可以手工添加，或者通过养护时选择停售复检、停售通知单审核是，选择不进入不合格品库两种方式自动生成。
该单据位于【GSP管理】【不合格产品管理】下，用于对有问题的商品暂停销售或者移入不合格品仓库。
此时需根据企业的实际情况进行选择，选择的结果不同后面处理的流程也不同。在日常出库复核，盘点等日常业务中发现质量异常或不确定的药品 时，停售通知单可以不需质管部门负责人签字。
在日常出库复核，盘点等日常业务中发现质量异常或不确定的药品时，停售通知单可以不需质管部门负责人签字。
停售商品的后续处理
如选择进入不合格药品仓库，系统便会在[草稿万能查询]中自动生成[同价调拨单]草稿。此时需要进入下一步到[草稿万能查询]中进行过账处理。如此时不进行过账处理系统便将不会自动生成[不合格药品台账]所以必须进行过账处理；
当选择不进入不合格药品仓库时，系统将不会在[草稿万能查询]中生成[同价调拨单]草稿，同时也不会生成[不合格药品台账]。此时，只是将该药品由暂停销售状态转变为停售状态，自动生成该批次药品的【药品质量复检通知单】草稿，进入质量复检的步骤。
该单据位于【GSP管理】【不合格产品管理】下，用于对有问题的商品暂停销售的商品解除停售，恢复到正常状态。
该单据位于【GSP管理】【不合格产品管理】下，用于对进入不合格库的药品进行核对，以建立不合格药品台账。
该单据位于【GSP管理】【不合格产品管理】下，用于从“不合格药品台账”中选出本次所有需要报损的药品，从而形成不合格药品报损清单。
该单据位于【GSP管理】【不合格产品管理】下，用于从“不合格药品报损清单”列表中选出本次需要进行报损审批的报损清单，经各个部门人员进行审批签字。
该单据位于【GSP管理】【不合格产品管理】下，用于从“不合格药品报损审批表”列表中选出本次需要处理的报损审批表，经各个部门人员进行审批签字。
出库复核，盘点等日常业务中发现质量异常或不确定的药品，首先应该填写[商品停售通知单] 将该批次药品处于暂停销售状态，不准经营。再报质量管理部门进行复检处理。
下面我们按步骤进行说明。
8.1 第一步：暂停销售商品处理。
打开商品停售通知单，根据检查的实际情况填停售原因，填写经手人，审核退出。此时系统会提示是否将本批药品进入不合格库区，选择否：系统自动生成[药品质量复检通知单]。
8.2 第二步：复检通知处理
打开需要处理的商品质量复检通知单，根据质管部检查的实际情况进行填写。
8.3 第三步：解除停售处理
当选择不进入不合格药品仓库，同时想要继续销售该批药品，就要对药品进行“解除停售处理”。 [解除停售通知单]是针对已经停止销售但还没有进入不合格药品库区的药品使用的。假如某批药品在做完[停售通知单]但还未进入不合格药品库区的时候，发现该批原本是合格的药品被误做成[停售通知单]。或者是因为各种原因需要将停售的药品解除停售。此时就可以使用[解除停售通知单]
8.4 第四步：移入不合格品库
在[同价配送单]中选择该复检不合格的商品进行过账处理。
8.5 第五步：不合格商品档案
我们进入[GSP管理]/[不合格产品管理]/[不合格药品台账]，进行所有项目核对，确定无误后保存。再继续以后的不合格报损流程。
先定义商品分类类型，通过商品分类所属设置，单位经营范围设置，本企业经营范围设置进行具体配置。在采购、采购退货业务中录入商品后，将会根据商品经营范围与往来单位经营范围、或本企业经营范围进行比较，没在对应范围内的将不能进行入库或出库操作。
模块位置
该功能用于设置营范围的具体类别与不同的经营范围类型中所属的商品分类。
该功能用于设置商品在不同的经营范围类型中所属的经营范围类型。
该功能用于设置往来单位对应的经营范围类型中及可经营的范围项目。
1、判断往来单位所对应的范围类型及所选择的范围项目有没有任意一个项目在商品对应的范围类型中存在，如果有，则该商品在该单位的经营范围之内；反之则该商品超过该单位的经营范围。
2、如果该单位设置了多种范围类型中，只要有任何一种范围类型超范围，则不允许选择该商品。
其功能界面与【往来单位】中类似。在表格里设置所选往来单位的经营范围，
在【系统设置】【本企业经营范围设置】中，该功能用于设置本企业应有的经营范围，用于根据商品范围判断本企业能否能够对采购。
阿里健康的码上放心平台是适用追溯新政策的全国性追溯平台。码上放心追溯码由20位码组成，每件产品的追溯码唯一，即“一件一码”，好像商品的身份证，简称追溯码。
通过生产及流通过程中上传追溯码到《码上放心》追溯平台完成产品状态查询、追溯和管理码上放心追溯码功能。
千方码上放心接口用于千方百剂医药管理系统与码上放心平台对接的接口，通过企业入库出库上传追溯码，完成药品可追溯的目标。
对于药品经营企业来说，实现可追溯的主要动作是对药品追溯码的操作。完全符合GSP流程，做好业务的同时就自动完成了追溯监管要求。
仓库人员在收货记录中扫描追溯码后，系统将自动填写追溯码对应的批号、生产日期、有效期信息，既记录了追溯码，同时又解决批次信息录入效率问题，以及批次信息录入准确性的问题。
采购入库的收货、质量验收还可以自动进行批次拆分。
在出库复核环节，仓库人员扫描追溯码后，既记录了追溯码，同时又解决完成复核步骤。
采购调上游单据
使用千方百剂码上放心接口后，在采购订单表尾使用【调上游数据】功能，可以将“码上放心“平台中上游出库的追溯码商品明细直接调用到单据。
自动报警，分报警提示项目和报警功能设置。针对每一报警项目，我们可以进行有关提前报警天数或者针对仓库等的设置，以更好地起到警示作用，防止出现过期现象影响正常的经营。